TL;DR – Das Wichtigste in 60 Sekunden
Ein produzierendes Industrieunternehmen mit 200 Mitarbeitenden zahlte jährlich über 1,5 Mio. € für Krankheitsausfälle – bis es handelte. Durch die professionelle Umsetzung der GBU Psyche mit mentalport konnte das Unternehmen innerhalb von acht Monaten über 160.000 € an Lohnfortzahlungskosten einsparen. Der Schlüssel: psychische Belastungen sichtbar machen, Führung messbar machen, Gesundheit steuerbar machen. Dieser Artikel zeigt den vollständigen Business Case – faktenbasiert, nachvollziehbar, überzeugend.
Trotz steigender Gesundheitskosten konzentrieren sich viele Unternehmen nach wie vor auf Produktionskennzahlen, Vertriebspipeline oder Innovationszyklen – während sie zugleich Millionen durch einen Faktor verlieren, der in kaum einem Management-Meeting eine Rolle spielt: die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 70 Millionen Euro stand 2023 genau vor dieser Situation. Der durchschnittliche Krankenstand von 6 % führte zu über 1,5 Millionen Euro reiner Lohnfortzahlung – jährlich, wiederkehrend, größtenteils ohne Gegenleistung. Bei näherer Betrachtung zeigte sich: Der größte Anteil der Kosten entstand durch langwierige Ausfälle aufgrund psychischer Erkrankungen – insbesondere in Schlüsselpositionen.
Doch dieses Unternehmen entschied sich umzudenken. Statt weiterhin auf Zufall, Einzelmaßnahmen oder HR-Initiativen zu setzen, wurde die gesetzlich verpflichtende GBU Psyche zur strategischen Organisationsdiagnose aufgewertet – und zwar digital, datenbasiert und kontinuierlich mit mentalport.
Was zunächst wie ein gesetzliches To-do erschien, entwickelte sich schnell zum wirtschaftlichen Hebel: In nur acht Monaten konnte das Unternehmen seine Lohnfortzahlungskosten um über 11 % senken – bei gleichzeitiger Steigerung der psychologischen Sicherheit und Mitarbeitendenbindung.
"Psychische Erkrankungen sind heute der teuerste Grund für Arbeitsausfall."
(DAK-Psychreport 2024, IGA-Report, IW Köln)
Es ist eine der am stärksten unterschätzten Kostenpositionen in deutschen Unternehmen: die gesetzlich geregelte Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Weil sie administrativ abgewickelt wird, erscheint sie kaum steuerbar – und genau das macht sie gefährlich. Denn sie entwickelt sich leise, aber stetig zur größten unkontrollierten Liquiditätsbelastung in Personal-intensiven Branchen. Und: Sie wächst.
Im Jahr 2023 mussten deutsche Unternehmen laut Institut der deutschen Wirtschaft rund 76,7 Milliarden Euro für Lohnfortzahlungen aufbringen. Das entspricht einer Verdopplung gegenüber 2009. Diese Summe resultiert aus drei Faktoren: erstens steigenden Durchschnittslöhnen, zweitens einer kontinuierlich hohen Fehlzeitenquote (zuletzt bei etwa 6 %), und drittens einem veränderten Erkrankungsspektrum mit immer höheren Anteilen psychischer Erkrankungen – die deutlich längere Ausfallzeiten verursachen als somatische Diagnosen.
Besonders betroffen sind mittelständische Unternehmen, die über keine systematischen Monitoring- oder Frühwarnsysteme verfügen. In einem exemplarischen Fall eines produzierenden Betriebs mit 200 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von 70 Millionen Euro summierten sich die Lohnfortzahlungen im Jahr 2023 auf über 1,5 Millionen Euro – rund 2,1 % des Umsatzes. Dabei handelt es sich um eine versteckte, jährlich wiederkehrende Belastung, die in keiner Vertriebsprognose, keinem Investitionsplan und oft nicht einmal im Controlling erscheint. Dennoch ist sie real – und in vielen Unternehmen die größte unerkannte Ergebnisbremse.
Hinzu kommt: Die Lohnfortzahlung deckt nur einen Teil der tatsächlichen Ausfallkosten ab. Studien der IGA (Initiative Gesundheit und Arbeit) zeigen, dass die indirekten Kosten – etwa durch Produktivitätsverlust, Koordinationsaufwand, Ersatzbeschaffung oder Projektverzögerung – das Zwei- bis Dreifache der reinen Lohnkosten betragen können. Die Gesamtkosten eines durchschnittlichen Krankheitsfalls liegen demnach je nach Branche zwischen 500 und 900 Euro pro Fehltag.
Was vielen nicht bewusst ist: Diese Kosten sind nicht schicksalhaft. Sie folgen Mustern. Und wo Muster erkennbar sind, ist Steuerung möglich – sofern Unternehmen bereit sind, Gesundheit nicht mehr nur als HR-Thema, sondern als ökonomischen Steuerungsfaktor zu begreifen. Genau hier setzt die GBU Psyche an: Sie liefert erstmals eine valide, kontinuierliche Datenbasis zur inneren Verfassung der Organisation – und damit zur wahrscheinlich größten wirtschaftlichen Stellschraube des Jahrzehnts: der Organisationsgesundheit.
Denn Krankheit ist kein Zufall. Sie ist Ausdruck dessen, wie gut oder schlecht ein Unternehmen mit Belastung, Unsicherheit und Veränderung umgeht. Die gute Nachricht: Das lässt sich messen – und systematisch verbessern.
Wer verstehen will, warum Unternehmen über 1,5 Millionen Euro pro Jahr allein für Krankheit zahlen, muss sich mit der Ursachenstruktur befassen. Denn es sind nicht in erster Linie akute Infekte oder körperliche Verletzungen, die Arbeitgeber finanziell belasten. Es sind psychische Erkrankungen – und sie haben sich in den vergangenen Jahren still, aber messbar zur zentralen Herausforderung für Produktivität, Planungssicherheit und Unternehmenskultur entwickelt.
Laut dem DAK-Psychreport 2024 ist der Anteil psychischer Diagnosen an den Krankheitsfehltagen in den letzten zehn Jahren um über 50 % gestiegen. 2023 belegten sie bereits Platz zwei der häufigsten Krankheitsursachen in Deutschland – direkt hinter Muskel-Skelett-Erkrankungen und noch vor Atemwegsinfekten. Besonders kritisch: die durchschnittliche Ausfalldauer. Während klassische Diagnosen im Schnitt nach 10 bis 15 Tagen abklingen, dauern Arbeitsunfähigkeiten aufgrund psychischer Erkrankungen über 40 Kalendertage – also fast ein kompletter Produktionsmonat pro Fall.
Dabei geht es nicht nur um die Länge, sondern auch um die Art der Betroffenheit. Psychische Belastungen treffen auffällig oft Schlüsselpositionen, langjährige Fachkräfte oder Führungspersonal – also genau jene Mitarbeitenden, deren Ausfall die größten Dominoeffekte verursacht: verspätete Entscheidungen, verzögerte Kundenprojekte, zusätzliche Belastung im Team. Die Folge ist eine Kettenreaktion, die sich nicht selten auf andere Mitarbeitende überträgt – und so die Fehlzeitenquote in einem Bereich systemisch steigen lässt.
Besonders relevant: Viele dieser psychischen Belastungen sind nicht primär medizinisch, sondern organisational bedingt. Studien wie jene von Amy Edmondson (Harvard Business School) oder Gallup zeigen seit Jahren, dass mangelnde psychologische Sicherheit im Team, unklare Rollenverteilungen oder dysfunktionale Führung das Risiko für Burnout, innere Kündigung und Krankheit signifikant erhöhen. Anders gesagt: Der Boden für Krankheit wird oft durch die Kultur gelegt, nicht durch das Krankheitsbild.
Und genau deshalb ist der wirtschaftliche Hebel so groß. Denn was sich aus der Organisation heraus entwickelt, lässt sich auch dort beeinflussen. Die Einführung der GBU Psyche schafft erstmals eine datenbasierte Grundlage, um diese Risikofaktoren sichtbar, vergleichbar und steuerbar zu machen – bevor sie zu Ausfallkosten werden.
Wissenschaftlich belegt ist zudem: Schon die strukturierte Durchführung einer GBU Psyche steigert im Schnitt die psychologische Sicherheit um rund 10 %. Das allein reduziert laut Gallup und WHO das Burnoutrisiko um etwa 5 % – selbst ohne Folge-Maßnahmen. Es ist die einfache Wirkung von Sichtbarkeit, Anerkennung und strukturiertem Zuhören.
In einer Zeit, in der Fachkräftemangel, Transformationsdruck und volatile Märkte zusammenspielen, kann sich kein Unternehmen mehr leisten, diesen Einflussfaktor zu ignorieren. Wer heute nicht weiß, wie es um die psychische Gesundheit seiner Organisation steht, verliert nicht nur Produktivität – sondern strategische Steuerungsfähigkeit.
Die Theorie ist das eine – doch was bedeutet all das in der Realität eines mittelständischen Unternehmens, das mit steigenden Fehlzeiten, Personalknappheit und wachsendem wirtschaftlichen Druck ringt? Ein anonymisierter Fall aus einem produzierenden Unternehmen zeigt, wie die strategische Nutzung der GBU Psyche mit mentalport innerhalb weniger Monate zu messbaren Einsparungen und mehr Führungssicherheit führte.
Das Unternehmen: ein Produktionsbetrieb mit rund 200 Mitarbeitenden und 70 Millionen Euro Jahresumsatz. Die Ausgangslage: eine über Jahre konstante Krankenstandsquote von etwa 6 %, was jährlichen Lohnfortzahlungskosten von über 1,5 Millionen Euro entsprach. Die Geschäftsleitung war sich der Höhe der Kosten bewusst, sah jedoch keine praktikable Möglichkeit, sie zu beeinflussen – bis man beschloss, den gesetzlich geforderten GBU-Prozess nicht nur umzusetzen, sondern als Instrument zur Organisationssteuerung zu nutzen.
Der Ansatz: eine digital gestützte, anonymisierte Durchführung der GBU Psyche mit mentalport, die gezielt psychologische Belastungen, organisationale Störungen und Führungskonflikte sichtbar machte. Dabei ging es nicht um medizinische Diagnosen, sondern um strukturelle Indikatoren: Verantwortlichkeitsdiffusion, mangelnde Rückkopplung, Zielkonflikte zwischen Abteilungen.
Binnen vier Wochen lagen belastbare Ergebnisse vor. Die Daten wurden im Führungskreis aufbereitet, validiert und als Entscheidungsgrundlage verwendet – nicht zur Einzelintervention, sondern zur systemischen Verbesserung von Transparenz, Kommunikation und Führungsklarheit.
Warum der Effekt so schnell spürbar wurde? Die Durchführung der GBU Psyche entfaltete bereits durch ihre methodische Anlage Wirkung: Zum einen schuf sie psychologische Entlastung – Mitarbeitende erlebten, dass Belastungen ernst genommen und professionell erhoben werden. Zum anderen wurde durch die strukturierte Rückmeldung und Aufbereitung der Ergebnisse ein starkes Signal gesetzt: Führungskräfte begannen, bewusster mit Arbeitsbelastung, Klarheit und Konflikten umzugehen. Bereits diese veränderte Aufmerksamkeit – kombiniert mit dem Gefühl der Beteiligung – hatte einen stabilisierenden Effekt auf das System.
Der Effekt: Die Durchführung der GBU Psyche führte unmittelbar zu einer erhöhten psychologischen Sicherheit im Unternehmen – belegt durch Mitarbeitendenbefragungen. Studien wie der Gallup Report 2023 zeigen: Schon die strukturierte Durchführung steigert die psychologische Sicherheit im Schnitt um rund 10 %. Das allein senkt das Burnoutrisiko um etwa 5 % – ein Effekt, der auch hier beobachtbar war. Die tatsächliche Reduktion des Krankenstands um 11 % ergab sich jedoch erst durch die anschließende Umsetzung konkreter Gesundheits- und Arbeitsschutzmaßnahmen, die auf den Ergebnissen der GBU Psyche basierten. Die dokumentierte Einsparung an Lohnfortzahlungskosten betrug über 160.000 Euro – bei gleichbleibender Belegschaft und stabiler Auftragslage.. Die psychologische Sicherheit stieg signifikant, was in Mitarbeitendenbefragungen deutlich wurde. Die dokumentierte Einsparung an Lohnfortzahlungskosten betrug über 160.000 Euro – bei gleichbleibender Belegschaft und stabiler Auftragslage.
Was dieser Fall zeigt, ist keine Ausnahme. Er belegt, dass bereits die strukturierte Sichtbarmachung psychischer Belastungen – unabhängig von Einzelmaßnahmen – eine Wirkung auf die Organisation entfaltet. Er verdeutlicht, dass die GBU Psyche nicht nur eine regulatorische Pflicht ist, sondern das derzeit wirkungsvollste Frühwarn- und Steuerungssystem zur Erhaltung der Leistungsfähigkeit im Mittelstand.
Es gibt nur wenige gesetzlich verpflichtende Maßnahmen, die gleichzeitig ein strategischer Wettbewerbsvorteil sein können. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen – kurz: GBU Psyche – ist genau das. Was viele Unternehmen noch als bürokratische Auflage betrachten, entpuppt sich bei näherer Betrachtung als eines der wirksamsten Steuerungsinstrumente für Unternehmensresilienz, Führungskultur und wirtschaftliche Stabilität.
Die Grundlage ist gesetzlich eindeutig: Gemäß §5 und §5a des Arbeitsschutzgesetzes sind Arbeitgeber verpflichtet, nicht nur physische, sondern auch psychische Belastungen systematisch zu erfassen, zu bewerten und geeignete Maßnahmen abzuleiten. Doch während viele dies als einmalige Erfüllungspflicht behandeln, zeigt sich in der Praxis: Erst in der kontinuierlichen, datenbasierten Anwendung entfaltet die GBU Psyche ihren vollen wirtschaftlichen Nutzen.
Denn was ist sie im Kern? Ein strategisches Diagnoseinstrument. Sie macht sichtbar, was sonst verborgen bleibt: chronische Überlastung, psychologische Unsicherheit, Rollenunklarheit, unausgesprochene Konflikte. All diese Faktoren sind keine abstrakten HR-Themen – sie verursachen konkret Ausfalltage, Lohnkosten, Projektverzögerungen und Demotivation. In aggregierter Form entscheiden sie über Produktivität, Kundenbindung und Innovationsfähigkeit.
Genau hier setzt die GBU Psyche mit mentalport an: Sie liefert valide, pseudonymisierte Daten, die nicht nur den Ist-Zustand sichtbar machen, sondern auch Veränderungen über Zeit abbilden. Das bedeutet: Führung wird messbar. Fortschritt wird steuerbar. Organisationale Gesundheit wird zu einem KPI.
Und dieser KPI ist entscheidend. Studien wie der McKinsey Organizational Health Index zeigen: Unternehmen mit hoher Organisationsgesundheit sind bis zu dreimal erfolgreicher in finanziellen, operativen und kulturellen Zielgrößen. Sie überstehen Krisen besser, halten Talente länger und agieren schneller im Wandel. Die GBU Psyche liefert die Grundlage, um diesen Erfolgsfaktor gezielt zu steuern – datenbasiert, anonymisiert, wirksam.
Die Entscheidung, die GBU Psyche professionell umzusetzen, ist deshalb keine Frage der Compliance. Sie ist ein Investment in Wettbewerbsfähigkeit. Wer heute sichtbar macht, was morgen ausfallen könnte, gewinnt Planungssicherheit. Wer systematisch Belastungen erkennt, bevor sie sich in Burnout, Kündigung oder Friktion verwandeln, spart nicht nur Geld – er erhält Struktur, Fokus und Stabilität.
Die GBU Psyche ist das Gegenteil von administrativer Pflicht. Sie ist ein Instrument moderner Unternehmensführung – und einer der wenigen Hebel, die rechtlich verpflichtend und wirtschaftlich sinnvoll zugleich sind.
Die Zahlen sind eindeutig, die Praxisbeispiele klar, die Studienlage erdrückend: Unternehmen, die psychische Belastungen strukturiert erfassen und gezielt darauf reagieren, sparen nicht nur Kosten – sie schaffen die Grundlage für dauerhafte Leistungsfähigkeit. Die GBU Psyche ist dabei nicht länger ein "Nice-to-have" der betrieblichen Gesundheitsförderung, sondern ein betriebswirtschaftlicher Imperativ.
In Zeiten von Rekord-Krankenständen, Fachkräftemangel und steigendem Erwartungsdruck an Führung braucht es Instrumente, die Orientierung geben. Die GBU Psyche tut genau das: Sie macht Organisationen steuerbar, bevor Symptome eskalieren. Sie gibt Führungskräften die Chance, systemische Probleme sichtbar zu machen – und nicht nur Einzelfälle zu verwalten. Und sie liefert Entscheidungsgrundlagen für Maßnahmen, die wirken.
Für mittelständische Unternehmen – ob in Produktion, Dienstleistung oder Verwaltung – ist sie der einfachste Weg, das wirtschaftliche Risiko durch Fehlzeiten zu senken und gleichzeitig regulatorische Sicherheit zu gewinnen. Sie zeigt, wo die Organisation bereits stabil ist – und wo sie brüchig wird. Und sie setzt einen Kulturimpuls: Wer zuhört, bevor es zu spät ist, wird gehört, bevor es kritisch wird.
Die Handlungsempfehlung ist klar: Unternehmen sollten die GBU Psyche nicht als gesetzliche Mindestanforderung behandeln, sondern als zentrale Führungsaufgabe begreifen. Wer sie digitalisiert, systematisiert und intelligent auswertet, sichert sich mehr als nur Compliance. Er investiert in Liquidität, Stabilität und Zukunftsfähigkeit.
Die beste Zeit zu starten war gestern. Die zweitbeste ist heute.
Weiterlesen: Wie viel Personalaufwand die GBU in der Praxis realistisch bedeutet.
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